Samfällighetens fakturor skall skickas ut i god tid till medlemmarna med förfallodatum senast dagen innan avsett kvartal (kvartalsvis betalning i förskott). På grund av en kommunikationsmiss mellan styrelsen och vår ekonomiska förvaltare (ISS) så kom Q3-aviseringen inte ut i tid. Avsikten var att återbetalningen av överdebiterat vatten skulle ske på Q3-fakturan men då osäkerhet rådde om hur detta skulle gå till och faktureringen redan blivit försenad, valde styrelsen att snabbt se till att Q3-fakturan skickades ut så att samfälligheten inte skulle stå utan likvida medel för betalning av leverantörer. Återbetalning av överdebiterat vatten har därför skett på 2016 Q4-fakturan som distribuerats under senaste veckan.
Debitering av faktisk förbrukning från föregående år skall ske under Q2 följande år. Hitintills har uppskattad vattenförbrukning debiterats. Styrelsen har konstaterat att de rapporteringar av vattenförbrukning som ombetts av samtliga medlemmar runt nyår varje år inte har stämts av mot uppskattad förbrukning. Varken inom samfälligheten eller hos ISS har det funnits en tydlig beskrivning av hur det skall ske så det har inte skett – rutiner håller på att tas fram. Återbetalning/debitering kommer att ske så snart styrelsen kan säkerställa underlaget för avräkning. Styrelsen har fått underlag från ISS men då ett flertal medlemmar inte har svarat / lämnat in respektive vattenmätaravläsning till ISS så måste styrelsen säkerställa att avräkningen blir korrekt. Avräkning av faktiskt förbrukat vatten för 2015 kommer göras på 2017 Q1-fakturan. Avräkning av faktiskt förbrukat vatten för 2016 kommer göras på 2017 Q2-fakturan.
Sammanfattningsvis:
- Återbetalning av tidigare överdebiterat vatten har skett på 2016 Q4-fakturan som nyligen distribuerats.
- Avräkning av faktiskt förbrukat vatten för 2015 kommer göras på 2017 Q1-fakturan.
- Avräkning av faktiskt förbrukat vatten för 2016 kommer göras på 2017 Q2-fakturan.
- Kvartalsfakturering från samfälligheten kommer att ske i förskott från och med 2017 Q1 och skickas ut i december 2016.